Saat ingin menyepakati kontrak tersebut maka dokumen final tertulis juga harus dibuat dan diterima setiap pihak. Kemudian, James menjelaskan para pihak tersebut dapat mengadakan pertemuan fisik atau secara langsung dengan prosedur atau protokol kesehatan yang ditetapkan pemerintah antisipasi Covid-19. Hal ini karena pertemuan fisik saat kesepakatan kontrak tersebut tidak membutuhkan banyak orang yang berpotensi melanggar protokol kesehatan. (Baca: 6 Transformasi Cara Berhukum yang Mungkin Permanen Pasca Covid-19)
“Mungkin untuk penandatanganan bisa bertemu karena untuk signing depan notaris dan saksi-saksi yang bisa diatur jarak dan kondisi tempatnya,” tambah James.
Selain dokumen tertulis, setiap pertemuan virtual dalam pembahasan kontrak juga harus direkam sebagai dokumentasi perjanjian. Hal ini dibutuhkan untuk menghindari terjadinya sengketa dan alat bukti saat ada pengingkaran perjanjian. Kemudian, tidak boleh dilupakan yaitu kehadiran notulen rapat yang bertugas mencatat segala pembahasan kontrak virtual berlangsung.
“Meeting online-nya direkam sehingga bisa diputar lagi untuk mengetahui pembahasan maksud dari perjanjian ini bagaimana dan kalau ada pihak yang mengingkari perjanjian itu,” jelas James.
Partner pada Kantor Hukum ADCO, Rizky Dwinanto, menambahkan kondisi normal baru pasca-Covid-19 ini menimbulkan perubahan masyarakat, termasuk pelaku usaha dalam bertransaksi seperti membuat kesepakatan kontrak. Sehingga, aktivitas negosiasi bahkan penandatangan kontrak tersebut dapat dilakukan secara virtual mengingat sudah adanya tanda tangan digital dan aplikasi pertemuan virtual.
Namun, dia memandang meski kontrak tersebut dapat dinyatakan secara sah tanpa ada dokumen tertulis dengan mengacu Pasal 1338 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata), namun dokumen fisik tetap diperlukan untuk dokumentasi dan antisipasi saat terjadi sengketa.
Dia juga menilai pentingnya kehadiran notulen dan konsultan hukum dalam kesepakatan tersebut yang dapat berperan untuk mencatat segala pembahasan dan kesepakatan yang terjadi para pihak. Kemudian, konsultan hukum itu juga bertugas merincikan isi-isi perjanjian yang disepakati para pihak.